فرآیند آغاز پروژه

فرآیند آغاز پروژه

در فرآیند آغاز پروژه تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.

ورودی های فرآیند آغاز

1. شرح محصول

اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنها را بوجود می آورد.

بسیاری از پروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود.

همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری درباره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.

1. برنامه استراتژیک

از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری پشتیبان تمام پروژه ها می باشد، بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه مد نظر قرار گرفته شود.

1. معیارهای انتخاب پروژه

معیارهای انتخاب پروژه معمولا با توجه به شرایط مخصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.

1. اطلاعات گذشته

این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

مدیریت محدوده پروژه

شامل فرآیندهایی است که تضمین می کنند پروزه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای موردنیاز برای تکمیل موفق پروژه باشد.

واژه محدوده در پروژه به دو چیز اطلاق می شود:

• محدوده محصول

شامل ویژگی ها و وظایفی است که در خدمات یا محصول پروژه دیده می شود.

• محدوده پروژه

شامل کاری است که باید درجهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده آن انجام شود.

که در اینجا مدیریت محدوده پروژه می باشد.

این فرآیندها در جدول بالا آورده شده است.

ابزارها و تكنيك هاي فرآيند كنترل كلي تغييرات در فرآیند آغاز پروژه

1. سيستم كنترل كلي تغييرات

سيستم كنترل كلي تغييرات مجموعه روش هاي قابل استناد رسمي مي‌باشد به طوري كه اين سيستم مراحلي را كه در آن مستندات پروژه ممكن است تغيير يابند را تعريف مي‌كند بسياري از سيستم‌هاي كنترل تغييرات داراي هئيت كنترل تغييرات (CCB)هستند كه مسول تاييد يا رد درخواست تغييرات مي‌باشد.تغييرات در پروژه ممكن است به دو صورت پيش بيني شده و پيش بيني نشده باشند.سيستم كنترل تغييرات بايد شامل روش‌هايي بالشد تا تغييرات پيش بيني شده كه از قبل تعريف شده‌‌‌‌‌‌اند  بطور خود كار پذيرفته شوند.

البته هر دو نوع تغييرات بايد مستند سازي شوند.

1. مديريت اعمال تغييرات

مديريت اعمال تغييرات روشي مدون براي هدايت و نظارت فني پروژه مي‌باشد و شامل موارد زير ميشود:

1. • تعيين و تدوين ويژگي‌هاي فيزيكي و عملكرد هر فعاليت يا سيستمي در پروژه

   • كنترل تغييرات در ويژگي‌هاي هر فعاليت و سيستمي در پروژه

   • ثبت و گزارش تغييرات و وضعيت اجراي آنها

   • نظارت بر انجام هر فعاليت و سيستمي براي انطباق آنها با نيازهاي پروژه

2. ارز يابي عملكرد

تكنيك‌هاي ارزيابي عملكرد از قبيل روش ارزش بدست آمده (Eerned value ) ارزيابي مي‌كنند كه آيا فعاليت‌هاي پروژه طبق برنامه پيش بيني شده پيش مي‌روند يا نه.

1. برنامه ريزي‌هاي ديگر

پروژه‌ ‌ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا مي‌شوند.تغييرات آتي ممكن است شامل تخمين هزينه‌هاي جديد‏‏‏‎ توالي جديد فعاليت‌ها و ديگر تنظيمات برنامه‌ي پروژه شوند.

1. سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه

 همان طور كه قبلآ توضيح داده شد سيستم‌ اطلاعاتي مديريت پروژه شامل ابزارها و تکنيک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتايج ديگر فرآيند های مديريت پروژه مورد استفاده قرار می گيرد.

خروجي‌هاي فرايند كنترل كلي تغييرات

1. بروزآوري برنامه پروژه

بروزآوري برنامه پروژه هر گونه تغيير در محتواي برنامه‌ پروژه  يا جزئيات پشتيباني كننده را شامل مي‌شود

1. اقدامات اصلاحي

همانطور كه قبلآ توضيح داده شد اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

1. تجربيات حاصل از پروژه

علل ايجاد تغييرات در پروژه  و انجام اقدامات اصلاحي بايد مستند سازي شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانك اطلاعاتي در طول اجراي پروژه و در پروژه‌هاي ديگر استفاده كرد.

برای تحقق کنترل فرآیند آغاز پروژه کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:

1. سودمند بودن تغییرات

2. اطمینان از رخ دادن تغییر

3. مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات

ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.

1. گزارشات عملکرد

گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.

1. درخواست تغییرات

درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.

خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه در فرآیند آغاز پروژه عبارتند از:

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه سندی پذیرفته شده و رسمی می باشد که برای مدیریت و کنترل اجرای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

همچنانکه پروژه پیش می رود اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید. بنابراین انتظار می رود برنامه پروژه نیز تغییر یابد.

در فرآیند آغاز پروژه برنامه پروژه معمولا شامل موارد زیر می شود:

1. • مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها

   • توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروزه

   • بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.

   • ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.

   • تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها

   • وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.

   • کارکنان کلیدی و مورد نیاز

   • ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.

   • برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.

   • تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

2.  جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

این جزییات شامل موارد زیر می شود:

1. • خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروزه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.

   • اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند

   • اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.

   • مستند سازی استانداردهای مربوطه.

بهتزين روش برای مديريت پروژه مديريت فرآيندهای پروژه است. پس کافی است فرآيندهای پروژه را بشناسيم و بدانيم چه ورودی ها ابزارها و تکنيک ها و چه خروجی هايی دارند.مثلا برای مديريت يکپارچگی پروژه کافی است فرآيندهای مربوطه را بشناسيد.